Carissimi iscritti alla Bike Night Verona-Lago 2017,
lo scorso sabato 2 settembre si sarebbe dovuta svolgere la pedalata notturna di 100km da piazza San Zeno a Verona fino a Riva del Garda, per la seconda edizione della Bike Night Verona-Lago. La manifestazione è stata annullata dall’organizzazione a seguito di una comunicazione ufficiale da parte di Croce Rossa Italiana, Comitato Locale di Verona, pervenutaci via email alle ore 21.13 di sabato 2 settembre. Nella comunicazione, Croce Rossa ci informava che, preso atto delle previste condizioni meteo ed idrogeologiche avverse (livello di Criticità arancione), e dopo aver sentito la Centrale SUEM 118 di Verona, suggeriva di «valutare il reinvio della manifestazione» e declinava «ogni responsabilità per eventuali ritardi nelle operazioni di soccorso». In seguito a questa comunicazione, per preservare la sicurezza di tutti i partecipanti, valore fondante delle nostre iniziative e secondo noi prioritario rispetto a qualsiasi altro elemento, l’organizzazione ha deciso di annullare la Bike Night Verona-Lago.

Nei giorni precedenti all’evento avevamo garantito che la Bike Night di Verona si sarebbe svolta anche con la pioggia. Non avevamo ricevuto comunicazioni da parte di chi era stato incaricato di gestire il servizio di soccorso di rinvii di qualunque tipo. Per questo siamo andati avanti con l’organizzazione, fino alle 21 di sabato sera, quando il parere della Croce Rossa ci ha obbligato a prendere una decisione difficile, spiacevole per tutti gli enormi disagi che avrebbe comportato ai partecipanti che si erano già presentati in piazza San Zeno. Abbiamo impiegato il tempo, crediamo umano, necessario per cercare di valutare tutte le implicazioni delle due scelte che avevamo di fronte: decidere di farla comunque, nonostante il suggerimento di Croce Rossa a rinviarla, o invece fermarsi e cercare di contenere i disagi per voi, alti per tutti, specialmente per chi era giunto da fuori Verona e da molto lontano. Una volta valutati tutti gli aspetti organizzativi, abbiamo comunicato la decisione in piazza via microfono, via sito e Facebook e via email agli iscritti.

Bike Night è prima di tutto un’occasione per avvicinarsi alla bici, anche per chi è alla prima esperienza su distanze non certo brevi come possono essere 100km. Se chi doveva garantire l’assistenza medica ci ha sconsigliato di proseguire, eravamo obbligati ad ascoltarlo, per non tradire le basi stesse di rispetto e fiducia reciproca di un evento inclusivo come le Bike Night. Siamo comunque consapevoli che una decisione simile, comunicata a poche ore dalla partenza, ma come spiegato non per nostra volontà ma in seguito a un intervento imprevisto di terzi, ha creato disagio e problemi a tutti voi, e ieri ci siamo riuniti per capire che strada scegliere, compatibilmente con le reali possibilità di ciascuno dei soggetti coinvolti nell’organizzazione, non semplice, di un evento come Bike Night: l’organizzazione stessa, i partner, le istituzioni pubbliche.

La Bike Night Verona-Lago 2017 non potrà essere rinviata a un altro weekend dell’anno in corso, incrociando il calendario eventi dell’organizzazione con quello delle istituzioni e dei Partner si finirebbe troppo avanti nella stagione, finendo per svolgerla in autunno inoltrato e dunque con clima non adatto a una pedalata notturna.

Si è così aperta la strada del rimborso. La Bike Night ha un regolamento, consultabile al seguente indirizzo: clicca qui. Ogni iscritto (online o in loco) nel momento in cui compila l’iscrizione dichiara di essere a conoscenza del regolamento. L’articolo 20, ‘Cancellazione dell’evento’, recita: «Nel caso in cui l’evento venga cancellato per cause di forza maggiore, la quota pagata all’organizzazione non verrà rimborsata». Tuttavia, proprio per le condizioni eccezionali in cui si è svolto l’annullamento, l’organizzazione vuole assumersi una responsabilità, per cercare di venire incontro più possibile ai disagi creati. Nei giorni scorsi avevamo risposto a chi ci chiedeva, che la Bike Night si sarebbe tenuta anche con maltempo, come peraltro già avvenuto in precedenti edizioni, e coerentemente abbiamo portato avanti l’organizzazione e l’allestimento in piazza San Zeno. La comunicazione della Croce Rossa ci è giunta al sabato sera, purtroppo soltanto poche ore prima di partire. Non potevamo non ascoltarla, ma allo stesso tempo sappiamo che non è idilliaco comunicarvi l’annullamento la sera stessa. Per tutti questi motivi, ci sentiamo in dovere di trovare una formula che vada oltre il regolamento sottoscritto e possa cercare di alleviare, sappiamo purtroppo solo in parte, questi disagi, e che possa essere anche corretto nei confronti di tutti i soggetti coinvolti dal regolamento. Dunque, eccezionalmente per questa occasione, l’organizzazione ha scelto, grazie anche al prezioso supporto dei Partner, questa formula:

A tutti i presenti alla Bike Night, che abbiano ritirato il proprio pacco iscrizione tra la serata di venerdì 1 e sabato 2 settembre, si provvederà al rimborso di:
– 15 euro sulla quota di iscrizione, sia per gli iscritti online o presso Sportler (al costo di 25 euro), sia per gli iscritti in loco (al costo di 35 euro);
– eventuali servizi opzionali acquistati (pullman, assicurazione, bicicletta e casco a noleggio).

Speriamo che questa soluzione possa essere apprezzata e possa venire per quanto possibile incontro al vostro disagio. Abbiamo scelto questa soluzione, nonostante le spese ugualmente sostenute per organizzare l’evento, attraverso lo sforzo dell’organizzazione e anche dei Partner coinvolti, sensibili all’accaduto e che hanno cercato, per quanto possibile, anche loro di venire incontro agli iscritti, lasciando anche cibo e bevande ai ristori seppure chiusi, durante la notte.

La richiesta di rimborso è volontaria e deve pervenire all’organizzazione entro il giorno 12 settembre 2017, scrivendo un’email a info@bikenight.it, indicando nome, cognome e numero di pettorale degli iscritti. 

Il rimborso verrà eseguito entro 60 giorni a partire dal 13 settembre 2017.

Rinnoviamo il nostro enorme dispiacere per l’annullamento dell’edizione 2017 della Bike Night Verona-Lago, porgendovi le nostre più sentite scuse. Confidiamo di ripeterla nel 2018, e di potervi avere ancora con noi, con la serenità e la condizioni necessarie perché tutti si possano sentire al sicuro pedalando.

Grazie.

In fede,
Simone Dovigo
Managing Director | Witoor
Promotore | Città della Cultura / Cultura della Città